Reclamar, cobrar y liquidar

Notas de cobro, paquetes de reclamación, registro de cobros en ventas y liquidación en facturas de gasto.

Este capítulo cubre el cierre del ciclo: pedir la devolución al cliente, registrar el cobro, o pagar la retención a un proveedor.

Regla de oro en ventas

No emitas una factura nueva para cobrar la retención.

La retención ya formó parte de facturas emitidas. Una factura adicional duplicaría ingresos ante Hacienda. En su lugar, Trowel genera una nota de cobro: documento comercial que relaciona las facturas origen y el importe a abonar.

Reclamar retenciones de venta

Una línea

1. En el dashboard, localiza la línea Vencida (o reclamable).

2. Pulsa Reclamar y confirma.

3. Trowel genera la nota de cobro (PDF) y cambia el estado a Reclamada.

Varias líneas del mismo cliente y proyecto

1. Selecciona las líneas o usa Reclamar todas vencidas en el bloque proyecto/empresa.

2. Indica la cuenta bancaria de cobro si el sistema lo solicita.

3. Genera el documento. Todas las líneas incluidas pasan a Reclamada bajo la misma nota de cobro.

Paquete ZIP

Generar paquete de reclamación produce un ZIP descargable con los PDF de notas de cobro (y, cuando aplique, referencias a las facturas de venta origen). Útil para enviar por correo a varios contactos o archivar el lote del mes.

Registrar el cobro (ventas)

Cuando el cliente transfiere el importe:

1. Localiza la línea en estado Reclamada.

2. Pulsa Marcar como cobrada.

3. En el modal, indica fecha de cobro e importe cobrado (total o parcial).

4. Confirma.

El estado pasa a Cobrada. En retenciones de tipo Certificación de obra, este paso es el que libera el IVA diferido asociado a la retención en la contabilidad automática de Trowel.

Liquidar retenciones de gasto (proveedor)

En facturas de compra, tú retuviste importe al proveedor. Al vencimiento:

1. En el dashboard, localiza la línea de gasto Vencida.

2. Pulsa Liquidar y confirma.

Trowel:

• Marca la retención como pagada en la bolsa.

• Registra el pago en la factura de compra origen por el importe de la garantía.

• En certificación de obra, libera el IVA soportado diferido vinculado a esa retención.

Solo las retenciones de proveedor vencidas pueden liquidarse con esta acción.

Contenido de la nota de cobro

El PDF de la nota de cobro incluye, entre otros datos:

• Numeración de la nota (serie configurada).

• Cliente y proyecto.

• Relación de facturas de venta y importes retenidos.

• Importe total a cobrar.

• Datos bancarios indicados al generar la nota.

El título del documento es Retención de garantía — nota de cobro.

Errores frecuentes y cómo evitarlos

Situación	Qué hacer
«No hay línea de numeración para notas de cobro»	Crear y activar una serie con ámbito Nota de cobro en Administración.
Retenciones de clientes distintos en una sola nota	Generar una nota por proyecto + empresa.
La retención no está vencida	Revisar fase Finalización del proyecto o vencimiento manual en la factura.
No puedo editar la retención en la factura	La línea ya está reclamada o cobrada; usa el dashboard.

Diferencia entre cobro de factura y cobro de retención

• Cobro de la factura (pestaña Cobros/Pagos): liquida la parte que el cliente pagó al emitir la factura (total a pagar ahora).

• Cobro de la retención (dashboard o nota de cobro): liquida el importe que estaba retenido y venció después.

Una misma factura puede estar Cobrada en el listado y, meses después, mostrar Vencida retención si la garantía venció y sigue sin cobrarse (véase Estados en listados).