Envíos
La pantalla de envíos permite al usuario consultar y gestionar los distintos envíos de material asociados a las solicitudes previamente registradas. Cada fila representa un envío concreto y se compone de las siguientes columnas:
Estado del envío: indica la situación actual del envío, pudiendo ser en progreso, enviado parcialmente, enviado o recibido. Por defecto, se encuentran seleccionados los estados solicitado, en progreso, enviado parcialmente y enviado.
Código de envío: identificador único asignado a cada envío.
Proyecto: nombre del proyecto al que está asociado el envío.
Fecha estimada de envío: fecha prevista en la que se realizará (o se ha realizado) el envío del material.
Opciones: permite acceder a acciones relacionadas con el envío, como la visualización del albarán de envío correspondiente.
La tabla está diseñada para ofrecer una visión clara y estructurada del estado de los envíos, facilitando su consulta y seguimiento.
Para facilitar la búsqueda, la parte superior de la pantalla incluye un buscador de texto libre, un desplegable de proyectos y un filtro por estado del envío, con las opciones: en progreso, enviado parcialmente, enviado y recibido. Por defecto, se muestran únicamente los envíos en los tres primeros estados, lo que permite centrarse en aquellos que aún están en curso.
Además, mediante el enlace "Preparar envío", el usuario puede iniciar de forma rápida el proceso de generación de un nuevo envío.
Estados de un envío
Cada envío registrado puede encontrarse en uno de los siguientes estados, que reflejan el progreso en el proceso de preparación y entrega del material:
En progreso: el envío está siendo preparado, pero aún no ha salido del almacén.
Enviado parcialmente: parte del material ya ha sido enviado, pero todavía queda una parte pendiente de entrega.
Enviado: todo el material incluido en el envío ha salido del almacén, pero aún no ha sido confirmado como recibido en obra.
Recibido: el envío ha sido confirmado como recibido por el destinatario, completando así el proceso logístico.
Preparación de un envío
Para iniciar el proceso de preparación de un nuevo envío, el usuario debe hacer clic en la opción "Preparar envío", situada en la esquina superior izquierda de la pantalla. Al hacerlo, se abrirá una ventana modal en la que se podrá configurar el contenido del envío paso a paso.
En primer lugar, se debe seleccionar el proyecto al que irá destinado el envío mediante un desplegable. Una vez elegido, se habilita un segundo desplegable con las solicitudes pendientes de envío asociadas a ese proyecto. Estas solicitudes muestran información relevante, como el artículo solicitado y las unidades requeridas.
Tras seleccionar una o varias solicitudes (recordemos que desde una obra o proyecto puede haberse hecho más de una solicitud de material al almacén), se mostrará automáticamente una tabla con el detalle de los productos incluidos en dichas solicitudes. Esta tabla está compuesta por las siguientes columnas:
SKU: código de referencia del producto.
Producto: descripción del artículo solicitado.
Solicitado: número total de unidades solicitadas en la petición.
Pendiente: unidades que aún no han sido enviadas.
A enviar: unidades que se enviarán en esta operación concreta. Este campo es editable.
Comentario: campo abierto para que el trabajador del almacén encargado del envío pueda añadir observaciones o indicaciones.
Acciones: incluye un botón que permite eliminar una línea de producto del envío en caso de error.
Una vez rellenados los datos y ajustadas las unidades a enviar, el usuario debe hacer clic en el botón “Guardar”. Al hacerlo, la ventana modal no se cierra, sino que se actualiza para mostrar un nuevo apartado de seguimiento.
En este apartado, se visualizan los siguientes elementos:
Código de envío: identificador único asignado automáticamente al envío.
Fecha estimada de recepción: campo editable que el trabajador del almacén puede completar para indicar cuándo se espera que el material sea recibido en obra.
Código QR: se genera automáticamente una vez creado el albarán de envío y permite escanear el envío para su posterior recepción en el destino.
Así mismo, con el envío preparado, antes de proceder a su emisión, comprobamos que efectivamente el listado principal de envíos ha sido actualizado y que contamos con el envío que acabamos de preparar en el estado "en proceso".
En caso de que no todo el material solicitado pueda ser enviado de una sola vez, es posible realizar un envío parcial desde la misma ventana de preparación. Para ello, basta con indicar únicamente las unidades disponibles en la columna “A enviar” de cada producto.
Además, Trowel mantiene la solicitud original activa con las unidades pendientes, permitiendo al usuario preparar nuevos envíos desde la misma ventana modal en el momento en que el resto del material esté disponible.
Envío a obra
Accediendo de nuevo al detalle del envío mediante el icono del ojo en el registro correspondiente (como se muestra en la imagen anterior), el trabajador del almacén puede revisar los datos del envío y, si lo considera necesario, completar la fecha estimada de recepción. Una vez revisado todo, finaliza el proceso pulsando el botón “Enviar a proyecto”.
Al hacerlo, se genera automáticamente un albarán de envío de tipo “Almacén”, en el que las líneas correspondientes a productos del almacén adoptan su precio de venta, reflejan la cantidad efectivamente enviada y quedan imputadas tanto al proyecto como al módulo de compras. Este albarán queda registrado y puede consultarse en el apartado “Facturación/Albaranes” de Trowel.
Además, en la propia ventana modal, el botón “Enviar a proyecto” se transforma en “Descargar albarán”, lo que permite al usuario descargar directamente el documento generado para su impresión o consulta. Lo recomendable es mandar el albarán junto con el pedido para que puedan escanearlo al llegar a la obra.
Este albarán incluye las direcciones de salida y recepción del envío, el número de unidades enviadas del material solicitado y el código QR asociado al envío, que servirá posteriormente para escanear y recepcionar el material en obra, completando así el ciclo logístico del proceso.
Finalmente, al completar el envío, el listado de envíos del almacén se actualiza automáticamente y el envío cambia su estado de “en progreso” a “enviado”, reflejando que el material ha salido del almacén y está en camino hacia su destino.
Cuando se lleva a cabo un envío parcial de material, Trowel actualiza el listado de envíos del almacén, y el estado del envío pasa a ser “Enviado parcialmente”.
Al guardar y enviar este tipo de preparación, el sistema actualiza el listado de envíos del almacén, y el estado del envío pasa a ser “Enviado parcialmente”. Paralelamente, la solicitud original permanece activa con las unidades pendientes, permitiendo al usuario preparar nuevos envíos desde la misma modal en el momento en que el resto del material esté disponible.
Plan económico del proyecto
Una vez generado un albarán de tipo “almacén”, es importante tener en cuenta que la forma de imputar el coste en el plan económico de la obra se modifica, tanto a nivel de proyecto como a nivel de compra.
Hasta ahora, en el sistema anterior a la introducción del módulo de almacén, el coste albaranado incluía todos aquellos albaranes no vinculados a una factura, mientras que el coste incurrido recogía las facturas de gasto, los partes de trabajo y también los albaranes que sí habían sido asociados a una factura.
Con la llegada del almacén, este criterio cambia. A partir de ahora, los albaranes generados desde el módulo de almacén (es decir, los de tipo “Almacén”) no llevan factura asociada, pero se computarán directamente en el coste incurrido de la obra. Es decir, el coste incurrido incluirá:
Las facturas de gasto
Los partes de trabajo
Los albaranes de tipo “normal” que hayan sido vinculados a una factura
Y, ahora también, los albaranes de tipo “Almacén
Además, si accedemos al detalle de la compra asociada a un albarán de tipo “Almacén”, podremos consultar el coste incurrido proveniente del almacén. Para ello, se ha incorporado una nueva pestaña denominada “Almacén” dentro del detalle de la compra, cuyo funcionamiento es similar al de las pestañas ya existentes de “Facturas”, “Albaranes” y “Partes de trabajo”.
Recepción del envío en obra
Una vez que el pedido llega a obra, es necesario proceder a su recepción. Para ello, el receptor debe acceder al detalle del proyecto correspondiente y hacer clic en la loseta “Recepción de envío”.
Al hacerlo, Trowel activa automáticamente la cámara del dispositivo para escanear el código QR incluido en el albarán de envío. No obstante, si el dispositivo no dispone de cámara o esta se encuentra averiada, es posible desactivar el modo de escaneo e introducir manualmente el código del envío, que se muestra justo debajo del QR en el albarán. Para ello, hay que encender el interruptor situado en la esquina superior de la pantalla.
Además, una vez detectado el envío, Trowel permite tomar una fotografía y añadir un comentario, por ejemplo, para dejar constancia del estado en el que ha llegado el material a obra.
Una vez que el envío llega a obra y ha sido correctamente recepcionado, la solicitud asociada a dicho envío es actualizada en la web en la pantalla de solicitudes, así como también el estado del envío.
Last updated