Importación

La funcionalidad de importación de facturas de gasto en Trowel permite cargar facturas recibidas de proveedores a partir de un fichero Excel. De esta forma se evita la introducción manual y se agiliza considerablemente el proceso de registro.

Para realizar la importación, accede al menú principal de la sección Gastos y selecciona la opción "IMPORTAR > Importar facturas de gasto".

Al hacerlo, Trowel abrirá una ventana modal con dos elementos principales:

• Un botón para seleccionar desde tu equipo el archivo Excel que deseas importar.

• Un enlace de descarga de la plantilla oficial, que deberás utilizar para preparar correctamente el fichero antes de cargar las facturas en el sistema.

Plantilla oficial

La plantilla oficial de importación de facturas de gasto en Trowel está compuesta por un total de veinte campos que permiten estructurar y validar la información necesaria para el registro de las facturas en el sistema. Cada columna corresponde a un dato específico de la factura, como su número, fechas asociadas, datos del proveedor, importes...

De estos veinte campos, existen tres de carácter obligatorio: Num factura, Fecha y NIF/CIF Empresa. La ausencia de cualquiera de ellos impedirá la correcta validación del fichero y el sistema mostrará un mensaje de error indicando el campo faltante. Hasta que todos los campos obligatorios estén debidamente cumplimentados, la aplicación no permitirá completar la importación.

A continuación, se explican cada uno de ellos:

• (*) Num factura: Número de la factura del proveedor. Es un campo obligatorio y debe coincidir exactamente con el número que aparece en la factura recibida.

• Num interno (Nº Pedido): Número interno o de pedido asociado a la factura (si aplica). Es opcional.

• (*) Fecha (dd/MM/yyyy): Fecha de emisión de la factura. Debe introducirse en formato día/mes/año (por ejemplo 02/09/2025). Campo obligatorio.

• Fecha de vencimiento (dd/MM/yyyy): Fecha en la que vence la factura (límite de pago). Opcional, pero recomendable si se trabaja con control de vencimientos (por ejemplo 02/09/2025).

• Descripción: Texto descriptivo de la factura o concepto de gasto.

• Empresa: Nombre de la empresa proveedora que emite la factura.

• (*) NIF/CIF Empresa: Campo obligatorio de identificación fiscal del proveedor.

• Código Postal: Código postal de la dirección del proveedor.

• Población: Ciudad o localidad de la empresa proveedora.

• País: País del proveedor.

• Sku: Código de producto o referencia interna.

• Id de la línea (El Id de la aplicación origen): Identificador de la línea de factura en el sistema de origen. No siempre es necesario si el fichero se prepara manualmente.

• Código de la línea: Código interno necesario para que Trowel identifique la línea de gasto correctamente.

• Tags: Etiquetas asociadas a la factura o línea (para clasificaciones adicionales).

• Unidades: Número de unidades facturadas.

• Precio unitario: Precio por unidad del concepto facturado.

• Subtotal: Importe total de la línea antes de impuestos y retenciones.

• % Impuestos: Porcentaje de impuestos aplicados a la línea.

• % Retenciones: Porcentaje de retención aplicado a la línea.

• Total: Importe total final de la línea tras aplicar impuestos y retenciones.

Proceso de importación

El proceso de importación se inicia con la selección del archivo Excel que contiene los conceptos o líneas de gasto a registrar en el sistema. Una vez elegido el fichero desde el equipo local y cargado en Trowel, la aplicación ejecuta un primer nivel de validación automática.

Durante esta validación, el sistema comprueba específicamente que los campos obligatorios de la plantilla (Num factura, Fecha y Código de la línea) estén correctamente cumplimentados. Si alguno de ellos está vacío o contiene un valor no válido, la importación se interrumpe y se muestra un mensaje de error indicando el campo afectado.

Solo en caso de que la validación inicial sea satisfactoria, el proceso de importación continuará y se procederá a verificar el resto de la información contenida en el fichero.

Tras superar la validación inicial, el sistema procede a agrupar las líneas o conceptos de gasto en función de su número de factura. A continuación, Trowel realiza una comprobación para determinar si la factura ya se encuentra registrada en el sistema. Esta verificación se lleva a cabo teniendo en cuenta tanto el número de factura como la empresa o proveedor asociado, lo que garantiza una identificación única y evita posibles duplicidades.

• Si la factura ya existe en el sistema, Trowel omite la importación de las líneas correspondientes desde el fichero Excel y muestra un mensaje en pantalla informando al usuario de que ya se encuentra registrada una factura con el mismo número para el proveedor indicado.

• Si la factura no existe, el sistema genera automáticamente un nuevo registro de factura y crea todas las líneas de gasto asociadas según la información contenida en el archivo Excel.

Además, dado que cada factura lleva asociada una empresa o proveedor, y la plantilla Excel contiene información relativa a este, Trowel ejecuta un control previo a la creación de la factura. Concretamente, el sistema verifica si el proveedor ya está registrado en la base de datos.

• Si el proveedor existe, se procede directamente a vincular la factura con su registro correspondiente.

• Si el proveedor no existe, Trowel crea automáticamente un nuevo registro de proveedor a partir de los datos suministrados en el fichero Excel. Una vez generado, se establece la vinculación con la factura para completar la importación de forma correcta.

Finalmente, si la importación ha sido exitosa, Trowel mostrará un mensaje por pantalla en el que se informará del número de registros importados al sistema.