Escaneo de documentos

La funcionalidad de Escaneo de Documentos permite a los usuarios digitalizar facturas, albaranes y tickets, procesarlos con OCR potenciado con IA y generar registros listos para su validación dentro de TrowelApp.

Tipos de documento

Los tipos de documento disponibles son los siguientes:

• Desconocido: Valor por defecto permitido en el momento de la creación del documento a escanear. Este valor deberá rellenarse correctamente a mano o mediante el procesamiento del documento por OCR con uno de los valores siguientes.

• Factura: Facturas de gasto

• Albaranes: Estará proximamente

• Tickets: Estará próximamente cuando se permitan registrar tickets en Trowel siempre que estos no sean realmente facturas simplificadas, en cuyo caso debería seleccionarse el valor Factura.

Creación de un documento a escanear

• Desde el menú Facturación > Escáner de Documentos, haz clic en Crear.

• Sube un archivo en formato PDF, PNG, JPEG o TIFF (máx. 50 MB).

• Opcionalmente selecciona el tipo de documento, proyecto o compra vinculada.

• Haz clic en Guardar.

El documento se registrará con estado Nuevo y quedará disponible para escanear.

Edición en estado Nuevo

Los documentos recién creados aparecen en la lista con estado Nuevo. Accediendo al detalle del documento nuevo te mostrará una imagen del documento a la izquierda y un formulario para crear el documento final a la derecha.

El formulario, de inicio te mostrará una serie de errores a corregir, que se corresponden con los campos que son obligatorios rellenar para poder crear el documento final.

Desde esta modal, en estado Nuevo, es posible eliminar el documento dado que no se ha realizado ninguna acción con el.

Contratar escaneos

Para poder procesar documentos mediante OCR es necesario contratar un paquete de documentos. En las pantallas del listado y en el detalle aparecerá un botón con los escaneos disponibles y al hacer click se mostrará una ventana para contratarlos.

Los escaneos se pueden contratar en diferentes packs con su precio. Los packs disponibles son:

• Pack 100: El precio son 0,20€ por documento, un total de 20€ (sin impuestos)

• Pack 200: El precio son 0,19€ por documento, un total de 38€ (sin impuestos)

• Pack 300: El precio son 0,18€ por documento, un total de 54€ (sin impuestos)

• Pack 500: El precio son 0,16€ por documento, un total de 80€ (sin impuestos)

• Pack 1000: El precio son 0,15€ por documento, un total de 150€ (sin impuestos)

Contratar un pack con más documentos lleva consigo una disminución del escaneo por documento. Los escaneos no caducan.

Procesar un documento

Se puede mandar a procesar un documento en estado Nuevo desde el botón de Escanear del listado principal o desde el detalle del documento.

Una vez se ha mandado a procesar, el formulario pasa a estar deshabilitado mientras esté en estado Procesando a la espera de recibir la información. El tiempo aproximado de procesamiento, que dependerá del tamaño del documento, suele estar en torno a 30 segundos. No es necesario esperar a que termine, pudiendo trabajar en otro documento o en otra funcionalidad. Si te mantienes en la ventana donde lanzaste el procesamiento, esta se recargará automáticamente al recibir la notificación de que se ha terminado de procesar el documento.

En este momento el estado del documento pasará a estado A revisar.

Edición de un documento en estado A revisar

En este estado, el formulario del detalle se cargará con la información que ha conseguido extraer. En función de la calidad de la imagen o de la información que contenga el documento, el resultado tendrá una confianza Alta, Media o Baja, que se mostrará en el listado principal.

Al igual que antes, si hay alguna discrepancia el sistema mostrará un panel de errores o advertencias encima del formulario y no te dejará guardar si algún dato no es válido. Por ejemplo, que no esté asignada la empresa.

El procesamiento OCR puede haber extraído los datos del proveedor, Nombre, CIF, Dirección, País... pero igual la empresa no se encuentra registrada en Trowel o no es capaz de encontrarla comparando su CIF.

Si la empresa no existe en Trowel, al lado del selectable de empresa aparecerá un botón + para crearla con los datos precargados del OCR.

Una vez creada, se rellenará automáticamente el selectable del formulario del documento.

En caso de existir pero que por igualdad de CIF no lo encuentre, por ejemplo, se haya registrado con un - separador entre la letra y los números pero en el pdf no existe ese guión, el campo empresa no estará rellenado pero podrás buscarlo en el selectable.

Conviene registrar correctamente el formato del CIF para evitar este trabajo doble. Si detectas que las facturas vienen siempre de una manera pero lo tienes registrado con otro formato, cambia el formato registrado por el de la factura para que automáticamente seleccione la empresa. Conviene recordar por ejemplo que el formato válido de CIFs de España es B12345679, y no B-12345679.

Un documento que ha sido procesado no puede eliminarse. Sin embargo, es posible descartarlo desde el botón que se encuentra en la barra inferior. Esto cambiará el estado del documento y desaparecerá por defecto del listado principal para que nadie lo cree por error.

El motor OCR detectará y mostrará todas las líneas que ha conseguido detectar. El sumatorio de los valores de esa tabla los comparará con los totales extraídos del documento (en modo solo lectura). Si no coinciden mostrará un mensaje de error. Que estén todas las líneas que aparecen en el documento no es obligatorio, sobre todo si no vas a imputar cada una a diferentes proyectos o compras. Puedes perfectamente eliminar todas las líneas e incluir una con los totales.

En el panel de errores hay dos tipos de errores:

• Obligatorios a corregir, por ejemplo, falte la fecha, el número del documento, ..., y en este caso el formulario no te dejará crear el documento final.

• Avisos: En determinadas situaciones, el OCR puede detectar que un campo no tiene la suficiente confianza de que esté bien y te avisa, por ejemplo, que los totales de la factura sean 0. Como no es muy normal que haya una factura con total 0 pero el OCR ha leido que es así, te avisa que revises si es correcto. Los avisos no bloquean la creación del documento final y es responsabilidad final del usuario darle a crear el documento (con doble confirmación) de que desea crearlo.

Crear el documento

Una vez revisados los campos y que el formulario es correcto, se creará el registro correspondiente según el tipo de documento seleccionado.

En el caso de haber rellenado el Proyecto y Compra, el documento final tendrá la imputación correspondiente ya realizada, evitando tener que realizar esa acción posteriormente.

Procesar todos

Si has subido múltiples documentos, puedes utilizar el botón Escanear todo. Esto enviará todos los documentos en estado Nuevo al motor OCR de forma masiva para no tener que ir uno a uno escaneando, reduciendo un tiempo importante de trabajo.

La ventana te mostrará de inicio un listado con los documentos en estado Nuevo que se van a mandar a procesar.

Aplicación móvil

Desde la aplicación móvil de Trowel, es posible registrar documentos mediante la cámara para facilitar la toma de datos. Estos documentos, al igual que en la web, se crearán en estado Nuevo.

Esta operación la pueden realizar todos los usuarios exceptuando los de perfil Free.

Cosas a tener en cuenta

• Aun con una confianza Alta, es posible que haga falta retocar algún dato antes de crear el documento final. Por este motivo, los documentos no se crean automáticamente, para evitar una pérdida de control de que se está creando. Al final requiere de una aceptación por parte del usuario. No obstante, el tiempo invertido es mucho menor.

• Estudios demuestran que registrar correctamente una factura, no solo crearla sino luego gestionarla (imputaciones, pagos, contabilizarla...) requiere una media de 10min. Automatizarlo y aprovecharse del OCR con IA reduce el tiempo drasticamente. En facturas simples, el tiempo no llega a 1 min y aquellas más grandes, muchas líneas, nuevos proveedores... no debería llevar más de 2-3 minutos, por lo que estamos hablando de un ahorro de tiempo de entre un 80-90% del tiempo en tareas de poco valor añadido para tu negocio.