Acciones
#Escaneo de documentos
La funcionalidad de Escaneo de Documentos permite a los usuarios digitalizar facturas, albaranes y tickets, procesarlos con OCR potenciado con IA y generar registros listos para su validación dentro de TrowelApp.
Accediendo a "Facturación › Escáner de documentos".
#Tipos de documento
Los tipos de documento disponibles son los siguientes:
- Desconocido: Valor por defecto permitido en el momento de la creación del documento a escanear. Este valor deberá rellenarse correctamente a mano o mediante el procesamiento del documento por OCR con uno de los valores siguientes.
- Factura: Facturas de gasto
- Albarán: albaranes de proveedor.
- Ticket: tickets que no sean realmente facturas simplificadas (en ese caso, selecciona el valor Factura).
#Creación de un documento a escanear
- Desde Facturación › Escáner de documentos, haz clic en Crear.
- Arrastra el archivo o haz clic para seleccionarlo. Se admiten PDF, PNG, JPEG y TIFF de hasta 50 MB.
- Opcionalmente selecciona el Tipo, el Proyecto o la Compra vinculada.
- Haz clic en Subir.
Ventana de creación de un documento a escanear.
Una vez subido, la ventana te permite escanearlo en ese momento con "Escanear con Trowel AI" o dejarlo para después con "Más tarde".
Documento subido, listo para escanear.
El documento se registra con estado Nuevo y queda disponible para escanear.
Documentos creados con estado "Nuevo".
#Edición en estado Nuevo
Los documentos recién creados aparecen en la lista con estado Nuevo. Al abrir uno, verás el documento a la izquierda y, a la derecha, el formulario para crear el documento final.
Edición de registro con estado "Nuevo".
El formulario, de inicio te mostrará una serie de errores a corregir, que se corresponden con los campos que son obligatorios rellenar para poder crear el documento final.
En estado Nuevo puedes eliminar el documento con el botón "Eliminar", ya que aún no se ha realizado ninguna acción con él.
#Contratar escaneos
Para procesar documentos mediante OCR necesitas escaneos disponibles. En el listado y en el detalle aparece un botón con los escaneos disponibles; al pulsarlo se abre la ventana "Obtener más escaneos" para contratarlos.
Ventana modal que permite seleccionar el número de escaneos a contratar.
Los escaneos se pueden contratar en diferentes packs con su precio. Los packs disponibles son:
- Pack 100: El precio son 0,20€ por documento, un total de 20€ (sin impuestos)
- Pack 200: El precio son 0,19€ por documento, un total de 38€ (sin impuestos)
- Pack 300: El precio son 0,18€ por documento, un total de 54€ (sin impuestos)
- Pack 500: El precio son 0,16€ por documento, un total de 80€ (sin impuestos)
- Pack 1000: El precio son 0,15€ por documento, un total de 150€ (sin impuestos)
Contratar un pack con más documentos lleva consigo una disminución del escaneo por documento. Los escaneos no caducan.
#Procesar un documento
Puedes mandar a procesar un documento en estado Nuevo desde su botón Escanear en el listado o desde el detalle del documento.
Una vez se ha mandado a procesar, el formulario pasa a estar deshabilitado mientras esté en estado Procesando a la espera de recibir la información. El tiempo aproximado de procesamiento, que dependerá del tamaño del documento, suele estar en torno a 30 segundos. No es necesario esperar a que termine, pudiendo trabajar en otro documento o en otra funcionalidad. Si te mantienes en la ventana donde lanzaste el procesamiento, esta se recargará automáticamente al recibir la notificación de que se ha terminado de procesar el documento.
En este momento el estado del documento pasará a estado A revisar.
Documento en procesamiento.
#Edición de un documento en estado A revisar
En este estado, el formulario del detalle se cargará con la información que ha conseguido extraer. En función de la calidad de la imagen o de la información que contenga el documento, el resultado tendrá una confianza Alta, Media o Baja, que se mostrará en el listado principal.
Al igual que antes, si hay alguna discrepancia el sistema mostrará un panel de errores o advertencias encima del formulario y no te dejará guardar si algún dato no es válido. Por ejemplo, que no esté asignada la empresa.
El procesamiento OCR puede haber extraído los datos del proveedor, Nombre, CIF, Dirección, País... pero igual la empresa no se encuentra registrada en Trowel o no es capaz de encontrarla comparando su CIF.
Si la empresa no existe en Trowel, junto al campo "Empresa" tienes el botón [+] para crearla con los datos precargados del OCR (nombre comercial, tipo, NIF/CIF, país y domicilio social).
Revisión del formulario: el panel superior indica lo que falta por corregir.
Ventana de creación de empresa.
Al pulsar "Siguiente", la empresa se crea y queda seleccionada en el formulario del documento.
En caso de existir pero que por igualdad de CIF no lo encuentre, por ejemplo, se haya registrado con un - separador entre la letra y los números pero en el pdf no existe ese guión, el campo "Empresa" no estará rellenado, pero podrás buscarla en el desplegable.
Conviene registrar correctamente el formato del CIF para evitar este trabajo doble. Si detectas que las facturas vienen siempre de una manera pero lo tienes registrado con otro formato, cambia el formato registrado por el de la factura para que automáticamente seleccione la empresa. Conviene recordar por ejemplo que el formato válido de CIFs de España es B12345679, y no B-12345679.
Un documento que ha sido procesado no puede eliminarse. Sin embargo, puedes descartarlo con el botón "Descartar" de la barra inferior. Esto cambiará el estado del documento y desaparecerá por defecto del listado principal para que nadie lo cree por error.
Detalle de un documento que ya ha sido procesado.
El formulario agrupa los datos extraídos en bloques: Información (tipo de documento, número, fechas, moneda, proyecto y compra), Datos emisor, Datos receptor, Albaranes, Totales del documento y Líneas.
En el bloque Líneas verás todas las líneas que el motor OCR ha conseguido detectar. Puedes consultarlas de tres formas: "Todas las líneas", "Líneas agrupadas por impuesto" y "Líneas originales extraídas". La suma de las líneas se compara con los totales extraídos del documento, que aparecen en Totales del documento en modo solo lectura. Si no coinciden, se mostrará un mensaje de error.
No es obligatorio que estén todas las líneas del documento, sobre todo si no vas a imputar cada una a proyectos o compras diferentes. Puedes eliminarlas con "Eliminar todas las líneas" y añadir una sola con los totales mediante "Añadir línea".
En el panel de errores hay dos tipos de errores:
- Obligatorios a corregir, por ejemplo, falte la fecha, el número del documento..., y en este caso el formulario no te dejará crear el documento final.
- Avisos: En determinadas situaciones, el OCR puede detectar que un campo no tiene la suficiente confianza de que esté bien y te avisa, por ejemplo, que los totales de la factura sean 0. Como no es muy normal que haya una factura con total 0 pero el OCR ha leído que es así, te avisa que revises si es correcto. Los avisos no bloquean la creación del documento final y es responsabilidad final del usuario darle a crear el documento (con doble confirmación) de que desea crearlo.
#Crear el documento
Una vez revisados los campos y que el formulario es correcto, se creará el registro correspondiente según el tipo de documento seleccionado.
En el caso de haber rellenado el Proyecto y Compra, el documento final tendrá la imputación correspondiente ya realizada, evitando tener que realizar esa acción posteriormente.
#Procesar todos
Si has subido varios documentos, puedes utilizar el botón Escanear todo. Esto enviará todos los documentos en estado Nuevo al motor OCR de forma masiva para no tener que ir uno a uno escaneando, reduciendo un tiempo importante de trabajo.
Ventana para el procesamiento de documentos.
La ventana muestra los documentos en estado Nuevo que se van a procesar y los escaneos disponibles. Pulsa "Escanear N documentos" para lanzarlos.
#Aplicación móvil
Desde la aplicación móvil de Trowel, es posible registrar documentos mediante la cámara para facilitar la toma de datos. Estos documentos, al igual que en la web, se crearán en estado Nuevo.
Esta operación la pueden realizar todos los usuarios exceptuando los de perfil Free.
#Cosas a tener en cuenta
- Aun con una confianza Alta, es posible que haga falta retocar algún dato antes de crear el documento final. Por este motivo, los documentos no se crean automáticamente, para evitar una pérdida de control de que se está creando. Al final requiere de una aceptación por parte del usuario. No obstante, el tiempo invertido es mucho menor.
- Estudios demuestran que registrar correctamente una factura, no solo crearla sino luego gestionarla (imputaciones, pagos, contabilizarla...) requiere una media de 10min. Automatizarlo y aprovecharse del OCR con IA reduce el tiempo drásticamente. En facturas simples, el tiempo no llega a 1 min y aquellas más grandes, muchas líneas, nuevos proveedores... no debería llevar más de 2-3 minutos, por lo que estamos hablando de un ahorro de tiempo de entre un 80-90% del tiempo en tareas de poco valor añadido para tu negocio.