Gastos
Lleva la gestión de tus gastos con Trowel.
En "Facturación/Gastos" puedes llevar la gestión completa de tus facturas de gasto. Desde esta pantalla es posible crear, editar y eliminar facturas, generar facturas ordinarias o rectificativas, consultar su estado y realizar diferentes operaciones de importación, exportación y configuración.
La vista principal muestra el listado de facturas, donde cada línea representa una factura o, si se ha seleccionado el modo desglose, cada una de sus líneas individuales.
En la parte superior dispones del filtro general, el filtro de fechas (por defecto configurado al año en curso), la barra de herramientas, que incluye las opciones Crear, Editar, Refrescar y Acciones y un apartado de configuración desde el cual podremos elegir tanto el modo de visualización como la ordenación de las facturas del listado principal.
Filtros disponibles
Haciendo clic en el icono de filtro puedes acceder al panel de filtrado y visualización, desde el cual es posible filtrar facturas según diferentes criterios de búsqueda con el fin de localizar rápidamente aquellas que se necesiten analizar o gestionar.
Barra de herramientas
Contiene las opciones "Crear", "Editar" y "Refrescar" desde las que el usuario puede:
Dar de alta una nueva factura de gasto.
Seleccionar para editar una factura de gasto ya creada.
Recargar el listado de facturas para mostrar la información actualizada.
Además, Trowel cuenta con la opción "Acciones" donde se concentran las opciones avanzadas de importación y exportación siguientes:
Importar facturas de gasto: opción que permite cargar facturas en el sistema a través de una plantilla Excel que el usuario previamente ha de descargarse.
Exportar a PDF: opción que permite exportar el listado de facturas en formato PDF.
Exportar a Excel: opción que permite exportar el listado de facturas en un archivo Excel.
Descargar facturas en .zip: opción que permite descargar en un archivo .zip todas las facturas de gasto que constan de factura original.
Configuración
El icono del engranaje situado en la parte derecha de la barra de herramientas permite definir cómo se presenta y ordena la información del listado. Cuenta con dos bloques principales:
Mostrar por:
Factura: muestra una línea por factura, incluyendo sus totales.
Desglose: muestra tantas líneas como conceptos incluya cada factura.
Ordenar por:
El listado se ordena por defecto por Fecha de factura, aunque el usuario puede elegir:
Fecha de vencimiento
Nº de orden
Estos ajustes permiten adaptar la visualización al criterio de análisis deseado.
Estados de las facturas
En el listado aparecen dos columnas iniciales dedicadas a los estados de la factura: aprobación y pago. Ambos cuentan con indicadores visuales y etiquetas que permiten identificar rápidamente la situación de cada documento.
Estado de aprobación
Toma los valores: Recibida, Aprobada, No aprobada.
El estado de aprobación lo determina el usuario dentro del detalle de la factura.
Los cambios de estado se reflejan en el "Histórico" de la factura.
Es posible visualizar en el listado principal la fecha asociada al último cambio de estado de la factura así como también es posible filtrar las facturas de gasto por su estado de "aprobación".
Estado de pago
Toma los valores: Pendiente, Pagado, Vencido.
El estado de cobro lo calcula Trowel automáticamente. Si la fecha actual ha sobrepasado a la fecha de vencimiento, y la factura no está cobrada en su totalidad, Trowel lo marca como "Vencido".
Etiqueta "Pendiente de imputar"
En el listado de facturas de gasto puede aparecer la etiqueta "Pendiente de imputar" asociada a una factura. Trowel muestra esta etiqueta cuando la imputación de la factura no está realizada, o esta realizada parcialmente. Debes tener el panel limpio de estas etiquetas, ya que cuando aparecen, quiere decir que hay dinero que no ha sido imputado.
Para cada factura hacemos dos imputaciones: una a la empresa y otra a la obra. Para que la etiqueta "Pendiente de imputar" no aparezca debes:
imputar la factura a la empresa (al grupo de gasto de la empresa).
imputarlo la factura a la obra (a la obra y a la compra de obra).
Si realizas estas dos imputaciones desparecerá la etiqueta pendiente de imputar.
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