Gestión de aprobaciones
Introducción
La funcionalidad de Gestión de usuarios autorizados de aprobación permite definir, desde Administración, qué usuarios pueden ejecutar acciones críticas, como puede ser, la aprobación en facturas.
La configuración permite definir los usuarios autorizados para los ámbitos:
Facturas de gasto (company invoices).
Facturas de ingreso (sale invoices).
Cada ámbito tiene su propia lista de usuarios autorizados. Lo que se configure en uno no afecta al otro.
Qué problema resuelve
Con esta funcionalidad, el equipo administrativo puede:
Centralizar quién está habilitado para aprobar o cancelar en cada tipo de factura.
Aplicar una restricción adicional a permisos cuando hay usuarios configurados.
Cómo funciona la regla principal
La lógica se basa en una regla simple por ámbito:
Lista vacía: no hay restricción adicional por lista. Se aplican los permisos existentes y reglas de dominio habituales.
Lista con usuarios: solo los usuarios incluidos en esa lista (y que además tengan permiso) pueden ejecutar acciones de aprobación del ámbito correspondiente.
Acceso y permisos de la pantalla
La pantalla de configuración está disponible en Administración > Gestión de aprobaciones
Para operar sobre esta funcionalidad existen dos permisos:
Permiso de acceso/visualización.
Permiso de edición (alta y baja de usuarios autorizados).
Si un usuario no tiene permisos de configuración, no verá la pantalla ni podrá operar sobre estas listas.
Configuración paso a paso
Flujo recomendado para configurar autorizados:
Entrar en Administración > Gestión de aprobaciones.
Seleccionar el ámbito lateral:
Facturas de gasto.
Facturas de ingreso.
Buscar usuario en el buscador global.
Añadir usuario a la lista de autorizados del ámbito seleccionado.
Revisar la cuadrícula de autorizados y eliminar los que ya no deban estar.
Validaciones al añadir usuarios
Al intentar añadir un usuario, el sistema valida:
Que el usuario existe en el entorno actual.
Que el usuario está activo.
Que no exista ya para el mismo ámbito (sin duplicados).
Si alguna validación falla, el alta se rechaza.
Comportamiento en facturas de gasto
En facturas de gasto, la restricción por lista aplica especialmente al estado Aprobado:
Si hay lista configurada, solo usuarios autorizados pueden llevar la factura a
Aprobada.Un usuario no autorizado no puede seleccionar
Aprobada.Si la factura ya está en
Aprobada, un usuario no autorizado no puede moverla a otro estado (queda bloqueada para ese usuario).Un usuario autorizado sí puede sacarla de
Aprobada; después vuelven a aplicar las reglas habituales para estados no aprobados.
Comportamiento en facturas de ingreso
En facturas de ingreso, por diseño de la Ley Antifraude, la aprobación/cancelación se gestiona con acciones de cabecera (no con un selector genérico de estado):
Las acciones de cabecera (por ejemplo aprobar/anular) respetan permisos + regla de lista por ámbito.
Con lista vacía, manda el permiso.
Con lista configurada, además del permiso el usuario debe estar en la lista.
Persistencia y cambios de rol
La lista almacenada no se limpia automáticamente si:
Un usuario pasa a inactivo.
Un usuario pierde permisos por cambio de rol.
En tiempo real, el sistema sigue exigiendo permisos y reglas actuales. Estar en lista por sí solo no concede capacidad de acción si faltan permisos.
Casos habituales
Escenarios típicos en operación:
“Nadie puede aprobar desde lista”: revisar si el ámbito correcto está seleccionado y si la lista no está vacía con usuarios incorrectos.
“Antes podía aprobar y ahora no”: comprobar permisos del usuario y pertenencia a la lista del ámbito.
“No veo la pantalla de administración”: validar permisos de acceso y edición para Gestión de aprobaciones
Recomendaciones de uso
Mantener listas pequeñas y revisadas periódicamente.
Separar claramente responsables de gasto e ingreso.
Usar la lista como control adicional, no como sustituto de permisos.
Verificar siempre el ámbito antes de añadir o quitar usuarios.
Resultado esperado
Con esta funcionalidad:
Se gobierna de forma explícita quién puede aprobar/anular por tipo de factura.
Se reduce riesgo operativo al limitar acciones sensibles a usuarios autorizados.
Last updated