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#Documentación de empleados

Seguro que te suena: el contrato firmado está en una carpeta del servidor, el certificado de PRL en el correo del encargado, la entrega de EPIs en papel en la caseta de obra y el reconocimiento médico… nadie sabe muy bien dónde. Documentación de empleados junta todo eso en Trowel.

Desde aquí subes un documento, eliges a quién va dirigido y Trowel se lo hace llegar a cada empleado, que lo ve en Mis documentos (en la web y en la app). Si el documento necesita firma, el empleado lo firma desde su teléfono o su ordenador y tú ves en todo momento quién lo ha abierto y quién lo ha firmado.

Lo encontrarás en Gestión empleados › Documentación.

Documentación de empleados: cada fila es un documento enviado, con su tipo, los destinatarios y cuántos lo han abierto y firmado.

#Qué puedes hacer

  • Enviar un documento a una persona o a toda una cuadrilla de una sola vez: un comunicado a toda la plantilla, el recibí del Plan de Seguridad y Salud al equipo de una obra o el contrato a un único empleado. Ver Subir y enviar un documento.
  • Pedir la firma del empleado y, si quieres, estampar antes la firma o el sello de la empresa. Ver Firma de documentos.
  • Saber quién lo ha abierto y quién lo ha firmado, con la fecha y la hora de cada uno. Ver Seguimiento por documento.
  • Controlar las caducidades: certificados de formación, reconocimientos médicos, carnés de operador o la TPC tienen fecha de fin, y Trowel te avisa de lo que está a punto de caducar o ya ha caducado. Ver Vista por empleado y carpeta.
  • Dar acceso a los jefes de obra a la documentación de su equipo, solo de los tipos que tú decidas. Ver Equipo del proyecto.

#Cómo se organiza

Antes de empezar conviene tener claras cuatro ideas, porque aparecen en todas las pantallas:

Tipo de documento. Cada documento tiene un tipo (Contrato laboral, Nómina, Entrega de EPIs, Comunicado interno…). El tipo decide quién más puede verlo además del empleado, si caduca, si lo normal es que se firme y si se puede enviar a varias personas o solo a una. Trowel trae trece tipos ya preparados que puedes adaptar en Tipos de documento de empleado.

Documento y destinatarios. Cuando envías un fichero a diez personas, en Trowel es un documento con diez destinatarios. Lo editas o lo borras una sola vez para todos, pero cada destinatario tiene su propio estado: si lo ha abierto, si lo ha firmado y su propia copia firmada.

Vigencia. Un documento puede tener fecha de inicio y de fin. Según la fecha de fin, Trowel lo marca como:

Estado Cuándo
Sin caducidad No tiene fecha de fin.
Vigente La fecha de fin queda a más de 30 días.
Caduca pronto Faltan 30 días o menos para la fecha de fin.
Caducado La fecha de fin ya ha pasado.

La vigencia es informativa: un documento caducado no se oculta ni se borra, sigue en la carpeta del empleado para que sepas que tienes que renovarlo.

Apertura. Trowel apunta la primera vez que el propio empleado abre el documento desde Mis documentos. Si lo abres tú desde la gestión, o si entras en Trowel como ese usuario, no cuenta: así el «Abierto» significa de verdad que lo ha visto él.

#Quién puede hacer qué

Perfil Qué puede hacer
Administrador y perfil administrativo Todo: subir y enviar documentos, añadir destinatarios, editarlos, borrarlos y consultar las evidencias de firma.
Responsable de obra (cuenta Premium) Consultar, desde la pestaña Equipo del seguimiento del proyecto, los documentos de las personas de sus obras, solo de los tipos marcados como Visible a responsables de obra y sin poder cambiar nada.
Cualquier empleado Ver, descargar y firmar sus propios documentos en Mis documentos, en la web y en la app.

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