#Importar nóminas desde PDF

Cada mes la gestoría te manda un PDF con las nóminas de toda la plantilla. En lugar de meterlas una a una, súbelo a Trowel: lo lee entero, identifica a cada empleado por su DNI o NIE, saca los importes de cada recibo y, cuando confirmas, crea todas las nóminas de golpe. Si quieres, además, reparte a cada trabajador la suya en Mis documentos.

Abre Gestión empleados › Nóminas › Acciones › Importar. El asistente tiene cinco pasos: Fichero, Configuración, Firma, Lectura y Revisión.

#Antes de importar

• Cada empleado debe tener su DNI o NIE en su ficha de usuario (campo Número documento). Es lo que usa Trowel para saber de quién es cada nómina.
• El PDF tiene que ser el original que genera el programa de la gestoría, con texto seleccionable. Si es un escaneo o una foto, Trowel no puede leerlo: pide a la gestoría el PDF original.
• Solo puede haber una importación en curso a la vez. Termínala o cancélala antes de empezar otra.

#Paso 1. Fichero

Arrastra el PDF o haz clic para elegirlo. Admite hasta 48 MB y 300 páginas. Si es más grande, divídelo y súbelo en varias partes.

No importa que traiga una portada o un resumen al final: Trowel ignora las páginas que no son nóminas y te lo dice en la revisión.

#Paso 2. Configuración

• Grupos de gasto: a qué grupo va cada importe (salario neto, S.S. empleado, IRPF, S.S. empresa y otros). Vienen los predeterminados; si los cambias, quedan guardados como nuevos predeterminados.
• ¿Requiere firma del empleado?: actívalo si quieres que cada empleado firme su nómina en Mis documentos. En el siguiente paso indicarás dónde.
• Añadir firma o sello de la empresa: Trowel estampará la firma o el sello que elijas en cada nómina antes de que la reciba el empleado. Es lo más habitual: la nómina llega sellada y el empleado solo tiene que abrirla.

Trowel recuerda lo que eliges, así que el mes siguiente normalmente solo tienes que pulsar Siguiente.

#Paso 3. Firma

Si en el paso anterior activaste alguna firma, aquí indicas dónde va. Trowel busca la primera nómina del PDF (saltándose la portada) y te la enseña para que coloques los recuadros encima: Colocando las firmas sobre la nómina de PALACIO QUIJANO, MARCOS (pág. 2).

• Elige si la firma va en la Primera página o en la Última página de cada nómina (útil cuando las nóminas tienen dos hojas).
• Arrastra los recuadros a su sitio y ajusta el tamaño. Esa misma posición se usará en todas las nóminas del fichero.

Pulsa Analizar.

#Paso 4. Lectura

Trowel lee el PDF página a página y te enseña el progreso. Con unas pocas decenas de nóminas tarda menos de un minuto.

No hace falta que esperes delante: puedes cerrar la ventana y seguir trabajando. Cuando termine, te llegará un aviso, y volviendo a Acciones › Importar retomas la importación donde la dejaste.

#Paso 5. Revisión

Antes de crear nada, Trowel te enseña lo que ha leído para que lo compruebes.

El resumen. Número de nóminas y de empleados, el periodo, el total neto y el coste empresa total, y cuántas nóminas no se importarán.

Distribuir las nóminas a los empleados. Viene activado. Si lo dejas así, cada empleado verá su nómina en Mis documentos con el tipo de documento que elijas (normalmente Nómina). Si lo desactivas, las nóminas se crean igualmente y podrás distribuirlas más tarde.

Las que no se importarán. Si una nómina tiene un DNI que no coincide con ningún empleado de Trowel (alguien que ya no está en la empresa, o a quien le falta el DNI en la ficha), aparece en este bloque. Para seguir, marca Entiendo que esta nómina no se importará. Si sí debía importarse, añade el DNI en la ficha del empleado y vuelve a subir el fichero.

La tabla de nóminas. Empleado (como está en Trowel y como lo leyó del PDF), DNI, periodo, tipo, neto, adelanto, coste empresa y páginas. Con Ver abres el PDF de esa nómina tal y como lo recibirá el empleado, ya con el sello.

Debajo de la tabla, Trowel te dice qué páginas ha ignorado por no ser nóminas (la portada, el resumen…).

#Adelantos

Si algún empleado tiene adelantos pendientes, un aviso naranja te lo resume: Adelantos: 2 se aplicarán (700,00 € en total) · 1 necesita tu decisión. Con Revisar vas a las dudas y con Solo nóminas con adelanto filtras la tabla.

• Cuando el adelanto es del mismo empleado, mes y tipo de nómina, se descuenta solo: lo ves en la columna Adelanto (por ejemplo, −300,00 €). Si no quieres descontarlo, quítalo con la X.
• Cuando hay dudas, Trowel pregunta: ¿Descontar el adelanto de 200,00 € pagado el 14/10/2026? Este adelanto es para la nómina de 10/2026 de tipo Atrasos, y esta nómina es de tipo Ordinaria. Responde Sí o No. El botón de confirmar no se activa hasta que respondas todas.

#Confirmar

Pulsa Confirmar e importar N nóminas. En ese momento Trowel:

• crea cada nómina con su fecha (el último día del periodo), su descripción (Nómina 10/2026), sus importes y sus grupos de gasto, y guarda su PDF;
• descuenta los adelantos que hayas aceptado, como pagos de salario;
• si elegiste distribuir, envía a cada empleado su nómina a Mis documentos, con un aviso y un correo.

Si prefieres no importar nada, Cancelar importación borra el fichero subido y no crea nada.

#Cuando el fichero tiene problemas

La importación es de todo o nada: si una sola nómina tiene un problema, no se importa ninguna, para que no te queden meses a medias. Trowel te dice qué nómina falla (con su página) y por qué. Los motivos más habituales:

• El DNI leído no es válido o no aparece en el texto de la nómina: puede que el PDF esté mal generado.
• Los importes no cuadran: el devengado menos las deducciones no da el líquido que aparece en el recibo.
• Esta nómina ya está en Trowel: ya existe la nómina de ese empleado, periodo y tipo. Bórrala si quieres volver a importarla.
• Esta nómina está repetida en el fichero.
• Hay varios empleados en Trowel con este DNI: corrige las fichas de los usuarios.
• El PDF no tiene texto seleccionable (parece escaneado): pide a la gestoría el PDF original.

Corrige el problema y vuelve a subir el fichero.