Fases de construcción y vencimiento
Fases del proyecto, fecha real de fin de obra y cómo se calcula el vencimiento de las retenciones de garantía.
El vencimiento de una retención basada en obra no es arbitrario: depende de cuándo la obra se considera terminada en Trowel. Para ello se usan las fases de construcción asociadas a los estados de proyecto.
Fases de construcción
Cada estado de proyecto del catálogo (Administración → Catálogos → Estados del proyecto) debe pertenecer a una fase del proyecto:
Pre-construcción
Licitación, adjudicación, proyecto, permisos… La obra aún no está en ejecución.
Ejecución
Obra en curso: certificaciones, avance físico, subcontratas activas.
Finalización
Obra terminada, recepción, liquidación, garantía en curso.
Otros
Estados que no encajan en el ciclo anterior (archivado administrativo, suspendido, etc.).
Al crear o editar un estado en el catálogo, selecciona la fase que corresponda. Los estados visibles en la ficha del proyecto heredan esa fase.
Qué ocurre al pasar a Finalización
Cuando cambias el estado de un proyecto a uno cuya fase es Finalización:
Trowel registra la fecha real de fin de obra del proyecto (si aún no existía).
Si en la ficha del proyecto hay una fecha de fin de obra válida, se utiliza esa fecha.
Si no hay fecha válida, se usa la fecha del día del cambio de estado.
Esa fecha alimenta el cálculo del vencimiento de todas las retenciones del proyecto con cálculo basado en obra.
Importante: Hasta que el proyecto no entre en un estado de fase Finalización, las retenciones basadas en obra muestran vencimiento efectivo pendiente («Pendiente de fecha real de fin de obra»). No podrás reclamarlas por vencimiento automático aunque la factura esté cobrada.
Regla de los 12 meses
Con vencimiento basado en obra, la fecha de vencimiento efectiva es:
Fecha real de fin de obra + 12 meses
Es el plazo habitual de garantía tras la recepción definitiva. Si la obra se retrasa y el fin real se posterga, el vencimiento de las retenciones ligadas al proyecto se recalcula automáticamente al fijarse la nueva fecha real de fin de obra.
Ejemplo de calendario
Certificaciones con retención (obra en ejecución)
Ene 2024 – Nov 2025
Cambio de estado del proyecto a «Obra finalizada» (fase Finalización)
15/11/2025
Fecha real de fin de obra registrada
15/11/2025
Vencimiento efectivo de retenciones basadas en obra
15/11/2026
A partir del 15/11/2026, las líneas en estado Pendiente pasan a Vencida y pueden reclamarse (ventas) o liquidarse (gastos), según permisos.
Vencimiento manual (excepciones)
No todas las retenciones deben esperar al fin de la obra completa:
Recepción parcial de un paquete de trabajo (p. ej. estructura o excavación).
Subcontrata que cierra antes que el edificio.
Pacto contractual con fecha de devolución distinta a fin de obra + 12 meses.
En esos casos, en la pestaña de la factura:
Activa Forzar fecha de vencimiento manual, o
Elige Cálculo de vencimiento → Manual e indica la fecha de vencimiento.
Esa factura concreta dejará de depender del fin de obra del proyecto para su vencimiento.
Facturas sin proyecto
Si la factura no está imputada a un proyecto:
Puedes crear la retención, pero el vencimiento basado en obra no se puede calcular.
En el dashboard aparecerán en el grupo Sin proyecto asignado.
Solución: imputar la factura al proyecto correcto o usar vencimiento manual.
Consultar la fecha real de fin de obra
En el dashboard de retenciones, al expandir un proyecto, se muestra la fecha real de fin de obra cuando está definida. Si aparece «Sin fecha real de fin de obra», revisa que el proyecto tenga un estado de fase Finalización o configura vencimiento manual en las facturas afectadas.
Relación con el historial de estados
Cada cambio de estado del proyecto queda en la pestaña Historial de la ficha del proyecto. Para auditoría interna, conviene que el paso a Finalización coincida con el acta de recepción o el cierre contractual real, ya que fija el inicio del cómputo de los 12 meses de garantía.
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