Suplidos
Un suplido es una cantidad que tu empresa ha pagado en nombre y por cuenta de un cliente y que después recupera al incluirla en su factura de ingreso.
No es un servicio prestado por tu empresa ni un gasto propio que se refactura con margen. Por este motivo, el suplido se presenta separado de los conceptos de la factura y no forma parte de su base imponible.
Cuándo se puede considerar un suplido
Para que un importe tenga la consideración de suplido, normalmente deben cumplirse estas condiciones:
El pago se ha realizado por cuenta del cliente y con su autorización.
La factura o justificante original del tercero está expedido a nombre del cliente final, no a nombre de tu empresa.
Se recupera exactamente el importe pagado, sin margen ni recargo.
Tu empresa puede justificar el pago realizado por cuenta del cliente.
Por ejemplo, una asesoría paga 15,94 € al Registro Mercantil por cuenta de su cliente. El documento del Registro está emitido a nombre del cliente y la asesoría recupera exactamente esos 15,94 € en su factura.
Importante: Trowel permite registrar el importe, pero no comprueba el mandato del cliente, la titularidad del justificante ni que la cantidad coincida con el documento original. La persona que registra la factura es responsable de determinar que el concepto cumple las condiciones para tratarse como suplido.
Qué repercusiones tiene
El suplido:
no aumenta la base imponible;
no lleva IVA ni retención de IRPF en la factura de tu empresa;
no recibe descuentos globales ni retenciones de garantía;
no se imputa como ingreso propio, producto, certificación, albarán o coste de proyecto;
sí aumenta el importe que debe pagar el cliente;
sí se incluye en el importe pendiente, los cobros y la previsión de tesorería.
Trowel diferencia por tanto tres importes:
Añadir suplidos a una factura de ingreso
Abre la factura y pulsa Editar.
Accede a la pestaña Suplidos.
Pulsa Añadir suplido.
Escribe una descripción que permita identificar el pago realizado por cuenta del cliente.
Introduce el importe exacto que se va a recuperar.
Repite el proceso si la factura contiene varios suplidos.
Ordena o elimina los registros si es necesario.
Guarda la factura.
La descripción es obligatoria y el importe no puede ser cero. En una factura ordinaria o una proforma el importe debe ser positivo. Solo las facturas rectificativas permiten suplidos positivos o negativos.
Los suplidos usan la misma divisa que la factura. No se puede asignar una divisa diferente a cada registro.
Cómo se muestran los totales
Cuando una factura no contiene suplidos, mantiene su presentación habitual. Cuando los contiene, Trowel muestra por separado:
el total fiscal de los servicios;
el total de suplidos;
el total de la factura que debe abonar el cliente.
En el listado, el importe principal es el total que se debe cobrar. El total fiscal aparece como información secundaria cuando ambos importes son diferentes.
En el PDF, los suplidos se presentan en una sección independiente después del resumen fiscal. Cada descripción y su importe aparecen antes de Total suplidos. El documento termina con Total factura, que suma los servicios y los suplidos.
Ejemplo completo
Una asesoría factura a su cliente:
Honorarios: 290,00 €.
IVA del 21 % sobre los honorarios: 60,90 €.
Total fiscal: 350,90 €.
Suplido del Registro Mercantil: 15,94 €.
Total factura: 366,84 €.
El IVA se calcula únicamente sobre los 290,00 € de honorarios. El cliente debe pagar 366,84 €, pero los 15,94 € no se consideran una venta ni forman parte de la base imponible de la asesoría.
Justificante del suplido
Puedes guardar el justificante en la pestaña Documentos seleccionando el tipo Suplido. El documento es opcional en Trowel y no queda enlazado a una fila concreta cuando existen varios suplidos.
Aunque no sea obligatorio para guardar o emitir la factura, es recomendable conservarlo porque tu empresa es quien realizó el pago por cuenta del cliente. El archivo adjunto no se incorpora automáticamente al PDF de la factura.
Cobros, importes pendientes y tesorería
El cliente paga la factura completa, incluidos los suplidos. No se crea un cobro independiente para cada suplido.
Si el total fiscal es 350,90 € y existen 15,94 € de suplidos:
el importe total a cobrar es 366,84 €;
un cobro de 350,90 € deja 15,94 € pendientes;
la factura se considera cobrada cuando los cobros efectivos alcanzan 366,84 €;
la previsión de tesorería utiliza los 366,84 € pendientes de cobro.
Proformas y facturas rectificativas
Las proformas permiten registrar suplidos del mismo modo que las facturas de ingreso. Al convertir una proforma en factura, los suplidos se mantienen.
En una factura rectificativa puedes incluir suplidos positivos o negativos. Trowel no exige enlazar el suplido rectificado con el de la factura original ni genera su reversión automáticamente.
Exportaciones y obligaciones fiscales
En Excel, los resúmenes diferencian total fiscal, suplidos y total a cobrar. Si la exportación contiene suplidos, estos aparecen además en una hoja independiente y nunca entre los desgloses fiscales.
En VERI*FACTU, el registro fiscal excluye los suplidos. El PDF entregado al cliente puede mostrar un total a pagar superior al total fiscal comunicado.
En Facturae, los suplidos se incluyen como gastos reembolsables y no como líneas de servicio.
Una integración que no pueda representar correctamente los suplidos impedirá la exportación en lugar de tratarlos como líneas sin IVA u omitirlos.
Trowel no genera asientos contables específicos por los suplidos.
Errores que debes evitar
Registrar como suplido un gasto propio de tu empresa que después repercutes al cliente.
Añadir IVA o IRPF al importe del suplido.
Aplicar un margen, recargo o descuento sobre la cantidad adelantada.
Usar como justificante una factura expedida a nombre de tu empresa en vez de a nombre del cliente.
Añadir el suplido como una línea fiscal con IVA cero.
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